E-Rechnungspflicht – PACS Software bietet vielfältige Möglichkeiten zur Umsetzung

Trotz aller Kontroversen im Gesetzgebungsverfahren hat das Wachstumschancengesetz Ende März endgültig den Bundesrat passiert und ist so mit allen enthaltenen Regeln und Vorschriften in Kraft getreten. Das übergeordnete Ziel einer Förderung des Wirtschaftsstandortes Deutschland durch eine Erhöhung der Investitionsbereitschaft, mehr Innovation und mehr Steuerfairness will das Gesetz durch Einzelmaßnahmen wie die Einführung der E-Rechnungspflicht erreichen. Für Unternehmen bedeutet letztere vor allen Dingen zusätzlichen Aufwand durch die Umstellung oder Erweiterung etablierter Systeme in der Fakturierung. Für Nutzer der PACS Software entfällt dieser Aufwand weitgehend: Bereits seit 2020 bietet PACS die Möglichkeit, Rechnungen in einem der für E-Rechnungen zugelassenen Dateiformate zu erstellen. In der neuesten Version der Software unterstützt PACS neben XRechnung, ebInvoice und FatturaElettronica zusätzlich Peppol Billing.

Die E-Rechnung: Mehr Transparenz durch Vereinheitlichung

Bis heute ist im B2B die Papierrechnung das bevorzugte Format. Auch wenn aus Kosten- und Umweltschutzgründen immer mehr Unternehmen auf einfache digitale Formate wie das pdf-Dokument umgestellt haben, gilt die auf Papier gedruckte Rechnung weiterhin als zuverlässig und verbindlich. Gleichzeitig zeigt die individuelle Rechnungserstellung im Textformat auch deutliche Schwächen: Von der Vollständigkeit der relevanten Informationen bis hin zu Fälschungssicherheit muss das Papierformat heute als veraltet angesehen werden. Die E-Rechnung soll hier Abhilfe schaffen und durch Vereinheitlichung und Interoperabilität die Schwächen der Papierrechnung beseitigen und den Prozess der Fakturierung insgesamt vereinfachen.

Mit Ratifizierung des Wachstumschancengesetzes gelten nun konkrete Fristen für die Einführung der E-Rechnung im B2B:

• Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen grundsätzlich weiter die Papierrechnung oder andere digitale Formate nutzen, die nicht der E-Rechnungspflicht entsprechen. Voraussetzung hierfür ist jedoch das Einverständnis des Rechnungsempfängers.
• Vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2027 gelten die Ausnahmen nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die vollständige E-Rechnungspflicht.

Von allen Regelungen ausgenommen sind nur bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen. Somit trifft die E-Rechnungspflicht Konzerne, Mittelständler und Kleinunternehmer gleichermaßen.

Mit PACS frühzeitig auf der sicheren Seite

Die genannten Fristen verleiten Verantwortliche eventuell zu der Annahme, die individuelle Umsetzung der E-Rechnungspflicht könnte noch einige Zeit warten. Zwar hat der Gesetzgeber mit den Terminen Sorge dafür getragen, dass jedem Unternehmen eine Umstellung reibungsarm möglich ist, in der Praxis kann es jedoch deutlich kurzfristiger erforderlich sein, sich mit dem Thema proaktiv auseinanderzusetzen. So können sich Unternehmen frei entscheiden, schon heute auf die E-Rechnung umzustellen. Damit sind Rechnungsempfänger gezwungen zumindest Voraussetzungen zu schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Vor diesem Hintergrund liegt die Empfehlung nahe, auch die eigene Rechnungserstellung frühzeitig umzustellen.

„Nutzer der PACS Software genießen den großen Vorzug, alle technischen Voraussetzungen für die Erstellung der E-Rechnung bereits im Funktionsumfang ihrer gewohnten Projekt-Software vorzufinden“, erklärt Michael Marxer, Geschäftsführer der PACS Software GmbH & Co. KG aus München. „Mit wenigen Anpassungen können sie den vorgeschriebenen Umstieg reibungslos vollziehen und sich sorgenfrei um ihr Kerngeschäft kümmern.“

Um Rechnungen im XML-Format zu exportieren, ist lediglich eine Lizenz für das Add-On E-Rechnung erforderlich, welche über vertrieb@pacs-software.com abgerufen werden kann.

Geplant ist darüber hinaus die Erweiterung der PACS Software um die erforderlichen Funktionen zum Import von E-Rechnungen als Eingangsrechnung.