Hinweisgeberschutzgesetz: Wie sich Unternehmen jetzt vorbereiten müssen

Verstöße gegen den Daten- oder den Arbeitsschutz, aber auch Steuerhinterziehung, Betrug oder Korruption: Das alles gibt es in vielen Unternehmen. Dabei kostet regelwidriges Verhalten oft sehr viel Geld. Überdies entstehen häufig wirtschaftliche Schäden und die Reputation des Unternehmens verschlechtert sich.

Taten werden zwar oft durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als erstes entdeckt, aber aus Angst vor Konsequenzen, etwa dem Verlust des eigenen Arbeitsplatzes, nicht offengelegt. Diese Whistleblower will das neue Gesetz in Deutschland nun schützen.

Das Gesetz bezieht nicht nur die Hinweisgebenden mit ein: Wenn unrichtige Informationen aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung an die Öffentlichkeit kommen, haben Unternehmen Anspruch auf Ersatz des Schadens.

Was private Unternehmen tun müssen

• Unternehmen ab 250 Beschäftigten benötigen sofort eine unabhängige und fachkundige interne Meldestelle.
• Unternehmen zwischen 50 bis 249 Beschäftigten benötigen spätestens ab dem 17.12.2023 eine Meldestelle.
• Die Beschäftigten sind in einfacher Sprache über die Möglichkeiten der Nutzung eines internen und externen Meldekanals zu informieren.
• Die Meldungen müssen in mündlicher Form, zum Beispiel telefonisch, oder in Textform erfolgen können. Auf Bitte der hinweisgebenden Person muss auch eine persönliche Meldung oder eine Videokonferenz möglich sein.
• Es besteht nun – entgegen dem letzten Gesetzesentwurf – die Pflicht, auch anonyme Meldungen anzunehmen und diesen nachzugehen.
• Sodann ist ein gesetzlicher Pflichtenkatalog von der Meldestelle zu befolgen: Innerhalb einer Frist ist eine Eingangsbestätigung an den Hinweisgebenden zu versenden. Der Sachverhalt ist aufzuklären. Es sind Folgemaßnahmen zu ergreifen und Dokumentationspflichten zu erfüllen.
• Die interne Meldestelle muss dafür umfassende Befugnisse haben.

Was Sie beachten müssen

• Unternehmen, die keine geeignete Meldestelle einrichten, droht ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro. Das gilt auch für wissentlich unrichtig abgegebene Meldung von Hinweisgebern.
• Soweit ein Unternehmen auch nur versucht, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer Meldung zu hindern oder die eingehende Meldung nicht vertraulich behandelt, muss es mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 100.000 Euro rechnen.

Wie Ecovis die Unternehmen unterstützt

Ecovis stellt speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen Lösungen bereit, die dem Gesetz entsprechen und die keiner Zustimmung des Betriebsrats unterliegen. Eine Implementierung im Unternehmen oder auf dem eigenen Server sind nicht notwendig.

„Wir haben hierfür eine Ecovis-Hinweisgeberstelle eingerichtet, um unsere Mandantinnen und Mandanten zielgenau unterstützen zu können“, sagt Ecovis-Expertin Janika Sievert in München.