Dialogpost in Zeiten der Krisen – Zeit mit Gewohnheiten zu brechen

Paragon versendet über 1 Milliarde Dialogpostsendungen pro Jahr. Hohe Kosten und der Mangel an Materialien setzen einen Wandel in Gang:

"Wachsende Energie- und Materialkosten drängen die Budgets regelrecht ins Abseits. An der Stelle ist Kreativität in allen Bereichen gefordert", erklärt Matthias Daschner, Head of Sales Direct Marketing von Paragon Customer Communications. Die Anforderungen an Alternativen steigen stetig. "Vor der Krise waren angepasste Konzept- und Materialanforderungen, Porto- und Adressservices sowie die intensive Verschmelzung von On- und Offline in dem Umfang bei vielen Unternehmen nicht denkbar."

So ändern einige Unternehmen, vor allem im Bereich der KMUs, den strategischen Kurs im Dialogmarketing. Es fehlt an Erfahrungen und Knowhow, andere Wege einzuschlagen, Kosten zu reduzieren oder finanzielle Mittel gezielter einzusetzen. "Teilweise werden auch Aktivitäten komplett eingestellt, obwohl damit jahrzehntelang Bestandskunden erfolgreich aktiviert und Neukunden gewonnen wurden", berichtet Matthias Daschner.

Kostentreiber Porto: Loslassen von alten Gewohnheiten

Dabei gibt es viele Alternativen und effektive Hebel für Kostensenkungen, vor allem im Bereich der Portokosten. Diese verursachen bis zu 80 Prozent der Aufwände für Dialogpost, während ihre Herstellung nur bis zu 20 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Portokosten lassen sich heutzutage um bis zu 15 % senken – je nach Ausgangslage. "Die Gewohnheit, über ein und denselben Anbieter Dialogpost zu versenden, kann hohe Kosten mit sich bringen", betont Christian Vogel, Solution Manager Postage & Adress Services bei Paragon. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass alternative Dienstleister der Deutschen Post AG in nichts mehr nachstehen – weder in Verlässlichkeit noch in Geschwindigkeit. Das bestätigen ständige Qualitätsmessungen am Markt. "Viele wählen häufig die Deutsche Post AG und denken gar nicht über alternative Anbieter nach. Und das kostet. Mit den guten Konditionen, die wir aufgrund unserer hohen Gesamtversandvolumina von über 1 Milliarde Sendungen bei alternativen Versanddienstleistern bekommen, haben unsere Kunden in den letzten 12 Monaten ca. 700.000 Euro Portokosten eingespart", berichtet Christian Vogel weiter.

Weitere Kosteneinsparung durch Adressprüfung

Auch im Adressmanagement lassen sich Kosten sparen: Jedes Jahr ziehen in Deutschland 8 Millionen Menschen um und ändern dadurch ihre Adresse. Zudem sterben jedes Jahr 900.000 Menschen und ca. 14,2 % der Adressen sind auf irgendeine Art und Weise unzustellbar. "Unternehmen können also beim Druck und Porto ihrer Dialogpost sparen, wenn sie vorab eine detaillierte und umfassende Adressprüfung durchführen und gleich richtig adressieren. Das führt nicht nur zur Entlastung der Portokasse, sondern ist auch ein wesentlicher Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie eines Unternehmens. Denn somit werden nicht umsonst Ressourcen strapaziert – Papier wird nicht umsonst gedruckt, Sendungen werden nicht umsonst transportiert", erklärt Christian Vogel.

Gezielt Off- und Online-Kanäle miteinander verbinden

Unternehmen sollten das Portomanagement für alle Bereiche im Blick haben und ihre Gewohnheiten hinterfragen. Zudem lohnt es sich, den Endkundenwunsch nicht aus den Augen zu verlieren und für erfolgreiche Kommunikation Off- und Online-Kanäle miteinander zu verbinden. Das kann auch heißen, wiederkehrende Kundenpost zu digitalisieren. Über Erfolgsmessungen und aktiv eingefordertes Feedback der Kunden lassen sich die idealen Kanäle herausfinden. "Die aktuelle Zeit fordert allerdings mehr Offenheit, links und rechts des Gewohnten zu schauen – davon abzuweichen und Alternativen zu nutzen. Es gibt viele davon und es rechnet sich", betont Christian Vogel.

5 Tipps zur Kostensenkung für Dialogpost

1. Ziehen Sie alternative Versender in Betracht
2. Nutzen Sie eine professionelle Adressprüfung
3. Setzen Sie Portomanagement intelligent ein
4. Ergänzen Sie gezielt mit digitalen Services
5. Verbinden Sie On- und Offline-Kommunikation