Givaudan automatisiert weltweite Auftragsverarbeitung und Kreditorenbuchhaltung mit Esker

Givaudan war auf der Suche nach einer Automatisierungslösung, die die aktuellen Anforderungen erfüllen und mit dem immer umfassenderen Portfolio im Zuge der Zertifizierung des Unternehmens als B Corporation mitwachsen konnte. Dabei handelt es sich um ein Zertifikat für Unternehmen, die die höchsten Standards für geprüfte soziale und ökologische Leistungen erfüllen. Givaudan beauftragte Esker zunächst mit der Beseitigung von Ineffizienzen bei der Auftragseingabe. Nachdem das Unternehmen eine deutliche Verkürzung des dafür benötigten Zeitaufwands festgestellt hatte, wandte es sich auch für seine Anforderungen im Bereich der Kreditorenbuchhaltung an Esker. Die Lösungen von Esker machen die manuelle Dateneingabe durch Automatisierung überflüssig und unterstützen Givaudan bei der Steigerung der betrieblichen Effizienz, während sich die Mitarbeiter auf den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen konzentrieren können. 

„Der Einsatz erstklassiger Technologien ist für unsere zukunftsweisende Methodik und ein unübertroffenes Kundenerlebnis von größter Bedeutung, denn das ist die Grundlage für unser Tun“, so Jan-Willem Scheele, Global Demand and Supply Manager bei Givaudan. „Selbst unter den heutigen besonderen Umständen und mit Mitarbeitern an unterschiedlich Standorten und im Home-Office ist unser hoher Standard für Qualitätsarbeit und eine schnelle Abwicklung ungebrochen. Wir setzen auf Esker als vertrauenswürdigen Anbieter, der uns mit seinen umfassenden und zuverlässigen Lösungen dabei unterstützt, unseren Betrieb zu verbessern und zu skalieren.“

Givaudan führt derzeit die KI-gesteuerte Esker-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung und die Auftragsverarbeitung bei seinen Teams rund um den Globus ein. Mit gemeinsam genutzten Servicezentren in Kuala Lumpur, Buenos Aires und Budapest wächst Givaudan kontinuierlich und muss seine Fähigkeiten auf internationaler Ebene ausbauen. 

Automatisierte Auftragsverarbeitung

Bei Givaudan gehen jeden Monat 60.000 Bestellungen ein. Vor der Implementierung der KI-gesteuerten Lösung von Esker musste jede Bestellung mehrmals manuell geändert und selektiert werden. Jetzt wird das Kundenserviceteam von Givaudan bei der Bearbeitung von Bestellungen jede Woche besser – ganz ohne manuelles Zutun. In einigen Regionen werden bereits bis zu 20 % der Aufträge automatisiert verarbeitet. Das hat es dem Unternehmen ermöglicht, Engpässe und zeitraubende Aufgaben zu reduzieren, was wiederum die Geschwindigkeit erhöht und die Qualität der Auftragsverarbeitung sicherstellt – und das, ohne den Personalbestand im Zuge des Wachstums von Givaudan zu erhöhen.

Automatisierte Kreditorenbuchhaltung

Um sein Wachstum und seinen Mehrwert weiter zu steigern, wandte sich Givaudan an Esker, um die Kreditorenbuchhaltung zu modernisieren. Obwohl SAP® Givaudan eine maßgeschneiderte Lösung bot, erfolgte die Eingabe von Rechnungsdaten immer noch größtenteils von Hand. Die Integration der intelligenten Rechnungserfassung von Esker mit SAP spielt eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung der sich entwickelnden Anforderungen von Givaudan, da sie erhebliche Zeiteinsparungen ermöglicht.

„Givaudan ist im Kern ein produzierendes Unternehmen. Angesichts der Feinheiten im Umgang mit Rohstoffen benötigten wir eine Lösung, die die Anforderungen unseres Einkaufskanals von Anfang bis Ende unterstützt“, erklärt Marton Nagy, Global Solution Expert Procure-to-Pay bei Givaudan. „Im Schnitt verarbeiten wir pro Tag 2.300 bis 2.500 Rechnungen weltweit. Die Vorteile der Lösungen von Esker liegen schon jetzt auf der Hand. Das Esker-Team hat sich die Zeit genommen, unsere Anforderungen vollständig zu verstehen, und hat uns schnell aufgezeigt, wie wir unsere Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung am effektivsten optimieren können. Man hat uns dabei unterstützt, ein neues System einzuführen, das die Arbeit unserer Teams vereinfacht, sodass sie sich jetzt wieder auf die Aufgaben konzentrieren können, die menschliche Kreativität und besondere Sorgfalt erfordern.“

Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist das Unternehmen nun in der Lage, mehr in den erstklassigen Kundenservice zu investieren, für den Givaudan bekannt ist.

„Unser Ziel bei der Automatisierung ist es nicht, unsere Mitarbeiter zu ersetzen, sondern ihren Mehrwert zu steigern“, so Nagy weiter. „Wir brauchen unsere Mitarbeiter, um kreativ zu sein, mitzudenken und sicherzustellen, dass wir uns weiterentwickeln. Durch die Automatisierung der mühsamen, sich wiederholenden Aufgaben können sie ihre Zeit für wertvollere Zwecke nutzen.“

Nutzung der Automatisierung durch Veränderung

Givaudan hat den Weg der Automatisierung und der automatisierten Verarbeitung mit Esker schon lange vor der COVID-19-Pandemie eingeschlagen und sich mithilfe der Prozessautomatisierung problemlos an die neue Arbeitsweise angepasst.

Givaudan führt den Erfolg während der Pandemie und seine Fähigkeit, sich an zukünftige tiefgreifende Veränderungen im globalen Geschäftsumfeld anzupassen, zu einem großen Teil auf den Implementierungsprozess und die enge Zusammenarbeit mit dem Esker-Team zurück.

Über Givaudan

Givaudan ist ein weltweit führender Hersteller von Aromen und Duftstoffen für den Wellness- und Beauty-Markt. Mit seiner über 250-jährigen Geschichte blickt das Unternehmen auf eine lange Tradition der Innovation von Duftstoffen und Aromen zurück. Vom Lieblingsgetränk bis zur täglichen Mahlzeit, von Luxus-Parfüms bis hin zu Kosmetikartikeln und Waschmitteln – die Kreationen des Unternehmens wecken Emotionen und begeistern Millionen von Verbrauchern in aller Welt. Das Unternehmen ist bestrebt, ein zweckorientiertes, langfristiges Wachstum zu erzielen, und möchte gleichzeitig eine Vorreiterrolle bei der Verbesserung des Wohlbefindens und der Gesundheit von Mensch und Natur einnehmen. Im Geschäftsjahr 2019 beschäftigte Givaudan weltweit über 14.900 Mitarbeiter und erzielte einen Umsatz von 6,2 Mrd. CHF. Der liquide Cashflow beträgt 12,7 % des Umsatzes. Weitere Informationen finden Sie auf www.givaudan.com.