7 Fehler die du in der Vereinsverwaltung tunlichst vermeiden solltest

1. Falsche Strukturierung bei der Vereinsverwaltung
Ein äußerst beliebter und immer wieder auftretender Fehler ist schlichtweg die falsche Strukturierung und Planung eines Vereins. Wie bereits erwähnt, ist jeder Verein völlig individuell. Ein kleiner Verein mit einer Handvoll Mitglieder muss anders strukturiert werden als ein Verein mit mehreren Hundert Mitglieder. Ein Fehler, den viele Vorstände bei der Vereinsplanung ebenfalls gerne machen, ist es, die eigenen beruflichen Erfahrungen als Orientierungspunkt zu nehmen.

2. Zu hohe Kosten bei der Verwaltung
Auch ein Verein muss den richtigen Umgang mit Geld lernen. Dabei vertun sich jedoch viele Vereine und verschenken so wertvolles Geld. Kosten für die Büromaterialien, Reisen, Personal sowie für Miete und Personal müssen dabei berücksichtigt werden. Es sollte ein angemessener Rahmen für die Verwaltungskosten festgelegt werden. Jedoch stellt sich die Frage, was bedeutet angemessen? Bei einem gemeinnützigen Verein ist dieser Rahmen deutlich zu hoch, wenn die eingenommenen Spenden größtenteils für die Deckung der Verwaltungskosten eingesetzt werden. Wer hinsichtlich der Kostenplanung externe Hilfe benötigt, der findet bei der PLF Consult GmbH die richtigen Ansprechpartner.

3. Den falschen Versicherungsschutz wählen
Ebenfalls ein äußerst beliebter Fehler bei der Vereinsverwaltung ist es, dass sich für den falschen Versicherungsschutz entschieden wird. Dieser Fehler ist jedoch verständlich, so gibt es mittlerweile für fast alles die entsprechende Versicherung. Hier gilt es die Übersicht zu behalten und sich nicht verwirren zu lassen. Der aktuelle Versicherungsschutz sollte kritisch hinterfragt werden und auch die Entscheidung bei einem neuen Schutz sollte der Vereinsvorstand gründlich überdenken, um etwaige Mehrkosten zu verhindern.

4. Die professionelle Organisation der Finanzen außer Acht lassen
Hinsichtlich der Finanzen wird in vielen Vereinen gerne einiges dem Zufall überlassen. Dies ist jedoch ein großer Fehler, weshalb auch viele Vereine im Nachhinein mit erheblichen finanziellen Problemen zu kämpfen haben. Die Finanzen eines Vereins sollten professionell und sorgsam überwacht und organisiert werden. Auch hier bietet die PLF Consult GmbH die richtige Lösung für alle Vereine an.

5. Die falsche Aufgabenverteilung
Bei der Verwaltung und generell bei einem Verein fallen viele unterschiedliche Aufgaben an, welche die Expertise von bestimmten Gruppen benötigen. Hier machen viele Vereine bei der Verwaltung den Fehler, dass sie den falschen Leuten die falschen Aufgaben geben. So wäre es beispielsweise weniger ratsam, jemanden für die Finanzen einzuteilen, der über wenige oder gar keine Erfahrung damit verfügt. Dies hat im schlimmsten Fall zur Folge, dass wertvolle Gelder verschenkt werden oder aber die Organisation und die Struktur des Vereins erheblichen Schaden nimmt.

6. Mit der falschen Software arbeiten
Heutzutage läuft natürlich vieles digital ab. Dementsprechend wird die meiste Arbeit der Vereinsverwaltung mit einer entsprechenden Softwarelösung erledigt. Doch auch hier kann man einiges falsch machen und das bereits bei der Auswahl der Software. Auch hier boomt der Markt und es gibt sehr viele unterschiedliche Produkte. Bei der Auswahl kann man also schon einmal durcheinander kommen und sich für die falsche Softwarelösung entscheiden. Hier gilt es sorgsam zu entscheiden und die unterschiedlichen Funktionen der Programme abzuwägen.

7. Fehlerhafte oder gar keine Inventur
Auch bei einem Verein sollte regelmäßig eine Inventur durchgeführt werden. Ein Punkt, den viele Vereine deutlich vernachlässigen oder zum Teil gar nicht durchführen. Bei der Inventur werden alle Vermögenswerte lückenlos erfasst. Dies ist nicht nur für große Vereine empfehlenswert, sondern auch kleinere Vereine sollten regelmäßig eine Inventur durchführen. Bei eventuellen Steuerfragen hat man so immer eine detaillierte Übersicht über alle wichtigen Werte des Vereins.