Tipps für gute Online-Meetings und Online-Vorlesungen

„Die Corona-Krise hat mein Berufsleben komplett auf den Kopf gestellt: Ich arbeite im Home-Office und muss auch für meine Nebentätigkeit als Dozentin in der Weiterbildung alles online umsetzen, was ich vorher nur aus der Präsenz kannte. Entgegen aller Erwartungen funktionieren Vorlesungen mit digitalen Tools erstaunlich gut“. Sonja bekommt inzwischen regelmäßig gutes Feedback von den Studierenden, die sie betreut. „Da alle meine Studierenden sich neben dem Beruf weiterbilden, musste ich meine Anforderungen anpassen. Die meisten kämpfen gerade damit, ihren Büroalltag vom Privatleben, der Weiterbildung und der Familie zu trennen und dabei nichts zu vernachlässigen.“

Online-Vorlesungen sind anspruchsvoll und herausfordernd – das wissen wir von der OHM Professional School auch aus eigener, persönlicher Erfahrung. Dennoch gibt es Tipps und Tricks, die das Leben der Dozierenden erleichtern – auch jetzt. Deshalb kooperieren wir mit #workhacks aus Berlin, die sich mit minimalinvasive Methoden rund um die Arbeitswelt beschäftigen. Folgend kommt ein Beispiel, wie man Online-Vorlesungen und Online-Meetings mit ein paar Hacks erfolgreich meistert:

Fünf Schritte für gute Online-Meetings

„Unser Team war auch vor der Krise schon agil aufgestellt – umso überraschender war es, wie schwer uns plötzlich die Online-Meetings gefallen sind. Wir konnten unsere Präsenzstruktur nicht eins zu eins ins Digitale übertragen. Nach den ersten zwei Meetings haben wir gelernt, diese „Big 5“ immer zu definieren und niemals schleifen zu lassen:

1. Moderation
2. Agenda
3. Timeboxing
4. Check-In und
5. Check-Out.

Bei jedem Treffen wird festgelegt, wer den nächsten Termin moderiert. Hier wechseln wir uns ab, damit es nicht immer derselbe Person ist, die das Tool auswählt, alle Kolleginnen und Kollegen zum Termin einlädt und die Agenda mit Zeitplan in der Cloud vorbereitet. Die Moderation behält während des Meetings die Zeit im Blick und koordiniert die Gesprächsdauer der einzelnen Agenda-Punkte. Zusätzlich ist jemand für die Technik zuständig und unterstützt somit die Moderation. Wenn es technische Probleme gibt, können wir auch etwas überziehen. Es ergibt wenig Sinn, ohne Rücksicht auf Verluste an den vorgegebenen Zeitrahmen festzuhalten.“

Timeboxing für mehr Effizienz

Am wichtigsten findet Sonja allerdings das Timeboxing: „Wir teilen während des Meetings immer die Agenda auf dem Bildschirm. Die Moderatorin oder der Moderator stellt dann nach den festgelegten Zeiten einen Alarm auf dem Smartphone ein. In der Cloud-Agenda dokumentiert immer jemand von der Moderation in Echtzeit, was wir zum jeweiligen Punkt beschlossen haben. Je nach Thema nutzen wir auch gerne die Break Out‑Sessions in Zoom und teilen uns in kleine Gruppen auf, die sich nach einer kurzen Zeit wieder treffen und die Ergebnisse zusammentragen. Dieser kurze Kontakt mit zwei oder drei Kollegen hat etwas Persönliches und macht Spaß. Gut für das Klima im virtuellen Büroalltag sind auch der Check-In und Check-Out. Am Anfang des Meetings ist dann Zeit, um die aktuelle Stimmung des Teams zu ermitteln: Wie ist meine Laune heute? Was bereitet mir gerade Sorgen? Gibt es Probleme im Team? Am Ende des Meetings geben wir uns kurz Feedback: Fand ich die Zeit für das Meeting sinnvoll investiert? Dazu heben wir einen bis fünf Finger, wobei fünf die höchste Punktzahl sind. Abschließend sammeln wir kurz Ideen, was wir beim nächsten Mal noch besser machen können.“

Auch bei Online-Vorlesungen erfolgreich

„Ähnlich mache ich es, wenn ich meine Studierenden zu einer Vorlesung begrüße: Zu Beginn frage ich immer, wie es ihnen aktuell geht oder welcher besondere Moment ihnen seit unserem letzten Termin den Alltag besonders versüßt hat. Dabei ist es mir wichtig, dass alle, die eine Kamera besitzen, diese für diesen Zeitraum auch einschalten. Meinen Zeitplan teile ich nicht auf dem Bildschirm, habe ihn aber für mich selbst in Papierform neben einer Uhr platziert. Das ist natürlich nicht so effektiv wie Timeboxing mit Alarm, hilft mir aber dabei, meine Struktur und die Pausen im Blick zu haben. Beim Check-Out gebe ich allen Studierenden Zeit, ein kurzes online Feedback auszufüllen, den Link teile ich direkt im Chat. Aus Erfahrung weiß ich, dass es sinnvoller ist, das direkt am Ende des Kurses einzuplanen, damit es niemand vergisst. Wie zu Präsenzzeiten auch, stehe ich nachdem der Großteil gegangen ist auch noch ein paar Minuten für Fragen und Anliegen zur Verfügung“

Dieser Beitrag ist der vierte Teil einer Reihe von Tipps für die Arbeit und die Weiterbildung zuhause. Wenn Sie Lust auf weitere Workhacks bekommen haben, können Sie jederzeit im Digital Workhacks-Blog nach neuen Ideen stöbern. (https://digital-workhacks.de/)