Kurzarbeit in der Corona-Krise: Welche Rolle spielt die Zeiterfassung?

Frage: Herr Stausberg, vor dem Hintergrund der Corona-Krise appelliert beispielsweise die Agentur für Arbeit in Hamburg, die Möglichkeit des Kurzarbeitergeldes zu nutzen. Prognosen sagen mehr als zwei Millionen Beschäftigte in Kurzarbeit voraus. Bis Ende März ist die Zahl der Anträge in einer Woche auf 76.700 gestiegen. Wie erleben Sie die aktuelle Entwicklung?

MS: Die Corona-Krise ist eine nie dagewesene Herausforderung. Es gibt weder genaue Vorhersagen über die weitere Entwicklung noch Erfahrungswerte. Gerade aus diesem Grund ist die Verunsicherung bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern aus allen Branchen groß. Viele Betriebe kommen mit ihren Fragen auf uns zu, sei es zum Verfahren, zu den Voraussetzungen oder zur Realisierung, bei der auch die Zeiterfassung eine wichtige Rolle spielt.

Frage: Wann wird Kurzarbeitsgeld ausgezahlt?

MS: Die Möglichkeit zur Kurzarbeit soll Unternehmen helfen, kurzfristige Arbeitsausfälle zu kompensieren, ohne Mitarbeiter kündigen zu müssen. Diese Ausfälle müssen laut §§ 95 ff. Sozialgesetzbuch III (SGB III) auf wirtschaftliche Gründe wie Lieferengpässe oder unabwendbare Ereignisse wie die Corona-Krise zurückzuführen sein. Zudem dürfen die Probleme nur kurzfristig bestehen. Die Kurzarbeit muss mit dem Betriebsrat und den betroffenen Mitarbeitern abgesprochen sein. Wenn ein Drittel der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen ist, kann ein Arbeitgeber für maximal ein Jahr Kurzarbeitergeld beantragen. Die Agentur für Arbeit übernimmt in diesem Fall die Bezahlung der Mitarbeiter während der Ausfallzeiten: Beschäftigte mit Kindern erhalten 67 Prozent ihres Lohnes, Beschäftigte ohne Kinder 60 Prozent.

Frage: Welche Unterschiede ergeben sich durch die Neuregelung des Kurzarbeitsgesetzes?

MS: Die Bundesregierung hat in einem Eilverfahren am 13. März 2020 beschlossen, die Voraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld für die Zeit der Corona-Krise zu lockern. Nun müssen nur noch 10 Prozent der Beschäftigten von den Arbeitsausfällen betroffen sein. Die maximale Bezugsdauer wurde auf zwei Jahre angehoben, während derer die Agentur für Arbeit zusätzlich zum Lohn auch die Fortzahlung der Sozialversicherungsbeiträge übernimmt. Darüber hinaus ist es möglich, auch für Leiharbeiter Kurzarbeitergeld zu beantragen.

Frage: Was hat Arbeitszeiterfassung mit Kurzarbeit zu tun?

MS: Die Arbeitszeiterfassung ist bei der Kurzarbeit ein wichtiges Thema. Schließlich muss klar sein, zu welchen Zeiten Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet haben und wie lange sie von der Kurzarbeit betroffen waren. Entsprechende Arbeitsnachweise müssen innerhalb von drei Monaten bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden. Eine detaillierte Dokumentation ist zwingend erforderlich, da das Kurzarbeitergeld nur unter Vorbehalt ausgezahlt wird und am Ende eine Prüfung auf Grundlage der Nachweise stattfindet. Doch das Führen der Nachweise führt meistens zu großem Mehraufwand.

Frage: Wie können Unternehmen den Mehraufwand verringern?

MS: Unternehmen sollten auf eine digitale Zeiterfassung setzen. Führende Lösungen bieten Funktionalitäten, mit denen ein entsprechender Monatsstundennachweis erbracht werden kann. Gleichzeitig können die Zeiten in die Lohnabrechnung integriert werden. Dies unterstützt die Lohnbuchhaltung, die durch die anteilige Auszahlung des Entgeltes ebenfalls einen großen Mehraufwand zu bewältigen hat. Die Mitarbeiter können über ihr Smartphone oder Tablet, am Terminal oder auch am Desktop-PC neben Arbeitsbeginn oder -ende auch den Beginn und das Ende der Kurzarbeit buchen. Somit wird die Kurzarbeitszeit minutengenau festgehalten. Bei Tagen mit nur teilweiser Ausfallzeit berechnet die Zeiterfassungs-Software auf Basis der im System hinterlegten Sollarbeitszeit die Stunden, für die Kurzarbeitergeld gezahlt werden muss. Bereits vorhersehbare Ausfallzeiten werden in der Disposition vorerfasst. Somit kann mit einer leistungsfähigen Lösung der bürokratische Mehraufwand deutlich verringert werden. Ein Vorteil für die Mitarbeiter: In ihrem Online-Konto können sie die eigenen Kurzarbeitszeiten einsehen.

Weitere Infos:
www.virtic.com/kurzarbeit