Zeugnisse richtig schreiben und unangenehme Arbeitsprozesse vermeiden

Personalverantwortliche und Chefs schauen Zeugnisse an, wenn sich potenzielle neue Kolleginnen oder Kollegen vorstellen. Und sie müssen selbst scheidenden Mitarbeitern, Teilzeitkräften, Mini-Jobbern, Praktikanten oder Auszubildenden ein Arbeitszeugnis ausstellen.

Diese Zeugnisarten gibt es:

• Ein Zwischenzeugnis gibt es, wenn sich das Aufgabengebiet maßgeblich ändert, der Mitarbeiter befördert wird oder sich neu bewerben möchte.
• Das Endzeugnis stellt der Arbeitgeber aus, wenn das Arbeitsverhältnis endet.
• Ein einfaches Zeugnis beschreibt Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses.
• Das qualifizierte Zeugnis gibt Auskunft darüber, wie der Arbeitnehmer gearbeitet und sich verhalten hat.

„Ein Mitarbeiter, der ein Unternehmen verlässt, hat Anspruch auf ein einfaches Zeugnis. Er kann aber ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, das er spätestens vier Wochen, nachdem er sich verabschiedet hat, erhalten muss“, sagt Gunnar Roloff, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Ecovis in Rostock. „Der Chef darf ein Zeugnis nicht zurückhalten, nur weil der Arbeitnehmer vielleicht Firmenhandy oder Werkzeug noch nicht zurückgegeben hat.“

Achten Sie auf folgende Formalien beim Zeugnisschreiben:

• Zeugnisse auf dem Computer und auf Geschäftspapier schreiben.
• Zeugnisse sauber und ordentlich ohne Tippfehler abfassen.
• Ort und Datum der Ausstellung angeben.
• Das Zeugnis handschriftlich unterschreiben. Macht der Chef das nicht persönlich, darf ein Vertreter unterschreiben. Dieser muss aber in leitender Funktion und ranghöher sein als der Zeugnisempfänger.
• Radieren, durchstreichen oder ausbessern ist nicht erlaubt.
• Im Zeugnis darf nichts hervorgehoben werden beispielsweise durch eine andere Schriftart, Ausrufe- oder Anführungszeichen.
• In der Überschrift schreiben, um was für ein Zeugnis es sich handelt, zum Beispiel Arbeits- oder Zwischenzeugnis.
• Personalien des Arbeitnehmers, Beginn und Ende der Beschäftigung angeben.
• Bei qualifizierten Zeugnissen die Tätigkeit, (Personal-)Verantwortung, Kompetenzen, den Werdegang und die Position im Unternehmen aufführen sowie die Leistung und das Verhalten bewerten.

„Arbeitgeber müssen viele rechtlichen Anforderungen beim Zeugnisschreiben einhalten. Einen Dank für die geleistete Arbeit und beste Glückwünsche für die Zukunft hingegen kann der Arbeitnehmer nicht verlangen. Das muss der Chef auch nicht aufnehmen“, erklärt Roloff.

Seit 2014 dürfen Chefs Mitarbeiter realistischer bewerten

Sind die formalen Punkte noch relativ leicht zu bewältigen, sieht es ganz anders aus, wenn Chefs die Mitarbeiter bewerten müssen. „Hier gibt es oft Streit“, weiß Roloff, „denn Arbeitnehmer sehen sich selbst häufig motivierter, belastbarer, schneller und besser als der Chef sie möglicherweise sieht.“ Unternehmer müssen aber keineswegs die Bestnote vergeben, wenn sie nicht völlig zufrieden waren. Als das Maß der Dinge gilt die Note „befriedigend“. Will der Arbeitnehmer ein besseres Zeugnis, muss er beweisen, dass er eine bessere Note verdient hat. Gibt der Arbeitgeber ein schlechteres Zeugnis, muss er belegen, warum er beispielsweise nur die Note „ausreichend“ gegeben hat. „Dies hat das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 18. November 2014 (Aktenzeichen 9 AZR 584/13) noch einmal bestätigt. Das freut natürlich die Personalverantwortlichen, weil seitdem zunehmend mehr Zeugnisse verfasst werden, die eher der Wahrheit entsprechen. Punkte, gegen ein Zeugnis zu klagen, gibt es allerdings noch mehr als genug“, sagt Roloff.

Wo Ärger vorprogrammiert ist

Jeder kennt die versteckten Zeugnis-Formulierungen, die zwar positiv klingen, aber negativ verstanden werden können. Beispiele sind Aussagen wie: „bemühte sich um sinnvolle Lösungen“ oder „war stets ein gutes Vorbild wegen Pünktlichkeit“. „Wir empfehlen, solche verdeckten Aussagen einfach wegzulassen, weil diese ganz leicht zu Klagen führen“, sagt Roloff. Und noch einen Rat gibt er: „Wie oft jemand krank war, ob er im Betriebsrat oder in Elternzeit war und Aussagen über den Gesundheitszustand gehören nicht in ein Zeugnis.“