SAP: Abbildung von Leasing Verträgen nach internationalen Standards

Fast zehn Jahre diskutierten die Beteiligten im International Accounting Standards Board (IASB) über neue Standards bei der Bilanzierung von Leasingverträgen. Ab dem 01. Januar 2019 gelten nun die neuen Anforderungen. Diese sehen vor, dass die meisten Leasingverträge ab 2019 in der Bilanz auftauchen müssen. Dies stellt Unternehmen vor Herausforderungen, da aktuelle ERP-Software erst auf die neuen Anforderungen angepasst werden muss. SAP empfiehlt den Unternehmen hierfür das Modul RE-FX zu nutzen, was allerdings zusätzliche Lizenzgebühren mit sich bringt, wenn RE-FX bisher nicht eingesetzt wurde.

Vor dieser Herausforderung stand auch eine deutsche Investmentholding. Diese unterhält verschiedene Beteiligungen und bietet Dienstleistungen für die einzelnen Gesellschaften an. Im Rahmen der Geschäftstätigkeit werden verschiedene Leasingvereinbarungen getroffen, welche nach den neuen Standards nun bestandstechnisch und buchhalterisch erfasst werden müssen. Eine fachliche und bestandstechnische Trennung zwischen internen und externen Leasingverträgen war hierzu erforderlich. Die Holding hat bereits seit mehreren Jahren das SAP Modul SAP-TRM im Einsatz und bildet sämtliche internen und externen Finanztransaktionen wie Geldhandel, Foreign Exchange oder OTC Derivate hierrüber ab.

Abbildung der Anforderungen in SAP TRM

Anstatt – wie von SAP empfohlen – RE-FX für die Verwaltung, sowie bestands- und buchhalterische Erfassung der Leasingverträge zu nutzen, suchte die Holding nach einer alternativen Lösung. Hierbei stand eine voll integrierte Lösung aus Sicht der Disposition, Zahlungsprozesse und der buchhalterischen Abbildung nach IFRS/HGB bei allen Produktarten an erster Stelle. Die Abbildung sollte zudem immer im SAP Standard erfolgen. Die SAP-Beratungsfirma bdf entwickelte hierfür einen Prototypen in SAP TRM, um zu zeigen, dass auf den Einsatz von RE-FX verzichtet werden kann.

Eine der Hauptherausforderungen bestand darin, die Unterscheidung nach Right-of-Use und Leasing Liability aus Sicht IFRS, inklusive der korrekten zeitlichen Zuschreibung abzubilden. Durch die Verwendung der Standard Abgrenzungs- und Bewertungsverfahren, konnte dieser kritische Sachverhalt aber schnell und unkompliziert gelöst werden. Zudem war es wichtig, die relevanten Cashflows in die Zahlungsprozesse und in die Disposition zu übergeben bzw. die zugehörigen Leasingverträge im SAP integrierten Dokumentenmanagementsystem, dem bdf Document Control Center (DCC), rechtssicher abzulegen. Auch diese Anforderungen konnten erfolgreich im SAP TRM umgesetzt werden.

Sonderfall KFZ- und Immobilienleasing

Für KFZ- und Immobilienleasingverträge gelten zudem weitere Anforderungen. So müssen bei KFZ-Leasingverträgen folgende Sonderfälle berücksichtigt werden: Nachrüstung während der Laufzeit, Halterwechsel (andere Kostenstelle), Vertragsverlängerung und Totalschäden. Bei Immobilienverträgen können dagegen die Leasingraten bedingt durch Mieterhöhungen während der Laufzeit steigen. Weiterhin sollte aus SAP-TRM u.a. auch die Buchung und Zahlung der Nebenkosten und Kaution, inklusive resultierender Gutschriften, erfolgen. Neben dem Standardfall berücksichtige bdf bei der Implementierung auch die Vertragsverlängerung entsprechend.

Eine zweiwöchige Testphase zeigte, dass alle Anforderungen voll integriert in SAP TRM abgebildet werden können. Der Prototyp soll nun in das Produktivsystem überführt werden, damit die neuen Anforderungen der IFRS 16 ab 2019 erfüllt werden können.