Systematisches Onboarding

15 %
Der neuen Mitarbeiter denken bereits am ersten Arbeitstag an eine Kündigung

33 %
Der Arbeitnehmer scheiden schon während der Probezeit aus

50 %
Aller Unternehmen haben signifikante Probleme bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

DER ANFANG IST DIE HÄLFTE DES GANZEN

Jede Anfangssituation ist mit hohen Erwartungen, Unsicherheit und der Notwendigkeit zu Lernen verbunden. Neue Mitarbeiter suchen nach Identifikation mit ihrer Aufgabe und dem Unternehmen und durchlaufen dabei folgende psychologische Phasen.

Gutes Onboarding unterstützt den neuen Arbeitnehmer gezielt in jeder Phase.

BESTÄTIGUNG

Nutzen Sie die Zeit von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag, um mit dem zukünftigen Mitarbeiter in Kontakt zu treten. Das bestätigt ihm, dass er sich für einen professionell agierenden Arbeitgeber entschieden hat, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. Jetzt können Fragen geklärt und erste Informationen gegeben werden:

• Wie soll der Arbeitsplatz vorbereitet werden?
• Welche Angaben fehlen zur Anlage der Personalakte?
• Wann und wo erwartet man den Neuen am ersten Arbeitstag?

BEGRÜSSUNG UND ERSTE ARBEITSWOCHE

Im diesem Schritt gilt es, positive Erfahrungen und eine emotionale Basis zu schaffen, um mögliche erste Enttäuschungen abzufedern. Deshalb sollte die kulturelle Integration vor der fachlichen erfolgen. Neulinge fühlen sich von Anfang an als Teil des Teams, wenn sie richtig willkommen geheißen werden:

• Ist jemand bestimmt worden, der den neuen Kollegen in Empfang nimmt und ihm die Örtlichkeiten erklärt?
• Ist der Arbeitsplatz eingerichtet? Liegt Lesematerial über das Unternehmen bereit?
• Begrüßt ihn der direkte Vorgesetzte? Wie wird der „Neue“ den Kollegen vorgestellt?
• Wird ein Pate zugeteilt?

In der ersten Woche sollte der neue Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz kennenlernen und kleine Aufgaben erhalten. Wichtig ist die Vermittlung von internen Spielregeln: Wie geht man miteinander um, wann finden Kaffeepausen statt und isst man mittags gemeinsam?

ORIENTIERUNG (1.-3. MONAT)

In dieser Phase möchte der neue Mitarbeiter verstehen, wo sein Platz im Unternehmen ist und wie er seinen Beitrag zum Ganzen leisten kann. Er sollte Einblicke in die Kultur und Arbeitsweise des Betriebes erhalten und möglichst oft selbst Aufgaben übernehmen können. Entscheidend ist die Präsenz der Führungskraft. In Gesprächen sollten die gegenseitigen Erwartungen geklärt und die Kernaufgabe definiert werden. Zwischenziele und Termine für Feedbackgespräche geben Orien­tierung. Einführungsveranstaltungen und aktive Teambildung helfen, Hintergründe und Prioritäten zu verstehen, sowie Zuständigkeiten und Schnittstellen im Unternehmen kennen zu lernen. Dem „Erklären“ kommt dabei eine wichtige Funktion zu, denn was unverstanden bleibt, führt schnell zu Frustration. 

INTEGRATION (4.-6. MONAT)

Spätestens jetzt wünschen sich neue Mitarbeiter, produktiv und selbstständig arbeiten zu können. Der Einarbeitungsplan sollte ihnen persönliche Entschei­dungsspielräume einräumen und die Möglichkeit geben, eigene Arbeitsmethoden zu entwickeln. Dabei können je nach Tätigkeitsfeld und Branche folgende Wege beschritten werden:

• Einführung in Strategie und Unternehmensziele
• Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
• Vertiefung der Wissensvermittlung
• Aufbau von Kundenkontakten
• Angebote zum beruflichen Netzwerken

Feedbackgespräche runden den Einarbeitungs­prozess ab und bilden einen fließenden Übergang in die bestehenden Personalentwicklungsmaßnahmen. 

Systematisches Onboarding trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten, motiviert sind und ihre berufliche Heimat im Unternehmen finden. Studien zeigen, dass Arbeitgeber, die mithilfe digitaler Unterstützung ihre Onboarding-Prozesse standardisieren und automatisieren, eine schnellere Einarbeitung und höhere Mitarbeiterbindung erreichen.